Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Перечень документов формирования личного дела при сдаче в архив

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов. Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам. Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки. Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Сдача личного дела в архив оформление

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов. Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки. Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения. Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке.

Хранить полагается не менее 75 лет. В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения. После завершения каждого года необходимо сшивать все приказы и заархивировать личные карточки работников, уволенных с предприятия. Затем документы опечатывают и представляют архивариусу. За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф.

Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих. Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период. Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников. Сотрудники кадровой службы безвозмездно выдают справки и копии документов для предъявления в пенсионный фонд, органы социальной защиты населения для получения льгот.

Имеющиеся данные также используют в роли вещественных доказательств. Затем изъятые ранее документы отдают владельцу. Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован. В состав документации должны входить:. Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников. Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года. В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку.

После этого их передают в архив учреждения. Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время.

На обложке каждого дела ставится дата увольнения. По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение.

Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:. Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале года Коллегией Росархива. Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются. Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:.

Дела уволенных работников передают в архив. Оформление их происходит после окончания года. В зависимости от времени хранения и ценности документов дела можно оформить полностью или по упрощённой схеме. Документы руководителей, управляющих и лиц, имеющих степени и награды, хранятся бессрочно, тогда как личные карточки уволенных работников, не занимающих руководящих должностей, хранятся 75 лет.

Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:.

Примерный порядок расположения документов в личном деле таков: внутренняя опись документов дела, листок по учету кадров или анкета, заявление о приеме на работу, автобиография, заверенные копии личных документов, заверенные копии приказов о приеме, назначении, перемещении, должностные обязанности, документы по аттестации и т.

Описи дел сдаваемых в архив По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема сдачи документов в архив.

Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов. Примером досрочный сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации банкротстве и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

Важно Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику срок передачи дел в обоих случаях — два месяца.

Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года. При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов. Порядок формирования архивных дел Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам.

Дела временного срока хранения до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению, при этом допускается:. Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т. Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела.

Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности личного состава, постоянного и временного хранения в минимум трех экземплярах. Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив. До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность.

Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию.

Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа. Внимание Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, то есть либо в одно дело за весь год, либо по месяцам, либо по всей организации, либо по каждому структурному подразделению.

Лицевые счета по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям. Расчетно-платежные ведомости и лицевые счета могут формироваться внутри года по структурным подразделениям. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет.

В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные. На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр. Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение 1 Экспертиза практической и научной ценности документации Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист.

Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:. Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет. В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение. По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант — раз в год.

Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации. Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив.

Нумерация и подшивка не требуются. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов частей , на обложку каждого тома части выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома части. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год ы заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы приложения и т. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. При подготовке дел к сдаче в архив или к последующему хранению в службе кадров экспертиза ценности дел проводится методом полистного просмотра дел. Не допускается проводить экспертизу ценности дел, просматривая только их заголовки.

Особое внимание при проведении экспертизы ценности дел в службе кадров необходимо обращать на дела постоянного и длительного свыше 10 лет сроков хранения, так как именно эти дела подлежат передаче в архив организации.

Дела службы кадров временного до 10 лет включительно срока хранения в архив не передаются, хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по установленным правилам. Оформление дел в службе кадров Оформление дел проводится работниками службы кадров при методической помощи архива организации. Служба кадров обязана сдавать в архив дела полностью оформленными. Далее передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Обязательно или необязательно? Уже было сказано, что сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет? Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации. Приказ Минкультуры России от Федеральный закон от Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам.

В любой организации есть документация управленческая, кадровая, бухгалтерская , которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:.

Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Кроме того, архив должен надежно охраняться с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т.

Перечень архивных документов — бумаги, к которым часто относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя его в самых дальних пыльных углах. Их могут не востребовать в течение долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг иногда аукается во время переговоров, проверок, судебных разбирательств.

Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией. Подготовка документов к архивному хранению.

Светлана Шевякова. Нормативная база Приказ Минкультуры России от Денис Авдюшин. Документы организации — ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве.

Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно. Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям. Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс.

Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив. Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их хранения.

Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний при наличии. Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует:. Автор: Светлана Шевякова Обсудить в чате Telegram.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.

Связанные статьи. Перечень типовых управленческих архивных документов Перечень архивных документов — бумаги, к которым часто относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя его в самых дальних пыльных углах.

Образцы документов. Разрабатываем положение об архиве. Образец протокола экспертной комиссии по архиву. Образец архивной описи. Реестр описей дел в архиве. Образец внутренней описи документов дела. Club TK. Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы. Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас. Ответ гарантируем! Я работодатель Я работник Карантин и коронавирус Оформление документов Охрана труда Проверки и отчетность Персональные данные Иностранные работники Прием на работу Отпуск Рабочее время Дисциплина труда Расчеты с персоналом Больничные Аттестация и переподготовка Увольнение Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусом Образцы основных документов в связи с коронавирусом Нерабочие дни в связи с коронавирусом.

Образцы заполнения кадровых документов Формы первичных учетных документов Сведения о трудовой деятельности электронная трудовая книжка Ведение трудовых книжек в бумажном виде. Специальная оценка условий труда Несчастный случай на производстве Обязательные медосмотры профосмотры Инструктажи по охране труда. Обязательные документы при проверках Календарь кадровика.

Хранение и использование персональных данных Меры по защите персональных данных работников Ответственность за нарушения законодательства о персональных данных.

Привлечение иностранцев Оформление иностранцев. Оформление приема на работу Трудовой договор. График отпусков Замена отпуска денежной компенсацией Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска Отпуск по беременности и родам Отпуск по уходу за ребенком Льготный дополнительный отпуск. График работы Привлечение, оформление и оплата Учет рабочего времени Выходные и праздничные дни. Правила внутреннего трудового распорядка ПВТР Дисциплинарные взыскания Порядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины.

Заработная плата Районные коэффициенты и надбавки Материальная ответственность работника. Оплата больничного листа не пилотный проект Оплата больничного листа пилотный проект Заполнение больничного листа работодателем Работа с электронными больничными Пособие по беременности и родам.

Порядок проведения аттестации Ограничения на увольнение из-за непрохождения аттестации Расходы на подготовку и переподготовку кадров. Основания для увольнения Процедура увольнения по сокращению.

Перейти в telegram-чат. Карантин и коронавирус Прием на работу Отпуск Больничные Льготы и компенсации Иностранные работники Увольнение Трудовые споры Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Перевод на удаленную дистанционную работу Нерабочие дни в связи с коронавирусом Временные правила по оформлению и оплате больничных листов.

Список документов при приеме на работу Медосмотры при приеме на работу Испытание при приеме на работу Существенные условия трудового договора. График отпусков Замена отпуска денежной компенсацией Отпуск по беременности и родам Отпуск по уходу за ребенком Льготный дополнительный отпуск.

Правила получения и оплаты пособия по временной нетрудоспособности Электронные больничные Пособие по беременности и родам. Льготный дополнительный отпуск Права инвалидов Льготы работающим пенсионерам Особенности работы женщин. Патент на работу в РФ Особенности приема на работу иностранца Особенности увольнения иностранца. Увольнение по собственному желанию Увольнение по соглашению сторон Процедура увольнения по сокращению. Увольнение за прогул Нарушение сроков выплаты зарплаты Восстановление на работе.

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров. Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе.

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют.

Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации. Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций разработаны ВНИИДАД далее — Рекомендации личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации. Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу.

Заканчивается оно приказом об увольнении. Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв.

С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений. Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка. Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности. Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания если таковые имеются.

Копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ.

Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу в случаях установленных законодательством , о прохождении обязательных медицинских осмотров. Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор.

Копии приказов о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных. Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации. Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.

Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения. Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником.

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания — дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников.

Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела. Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке. Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.

Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа. Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела. В конце дела помещают лист-заверитель.

Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела.

Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:. Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе.

При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан. Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел например, раз в год на предмет сохранности включенных в них документов.

Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.

Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них например, не оставлять личные дела на столах без присмотра.

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные п.

Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи. В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно.

Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел — после обложки. Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы.

Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст.

Самый быстрый способ получить качественную отчётность по МСФО! Бухгалтерский учет. Узнать состояние фирмы по ИНН. Вход Регистрация. Подписка на новости. Как формируются личные дела сотрудников? Определение Итак, что же такое личное дело? Какие документы включать в личное дело? К личному делу могут приобщаться и иные документы. Как оформляются личные дела? Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так: Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания — дата приказа об увольнении.

Страницы в любом случае нужно нумеровать. В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Как осуществляется ведение и хранение личных дел? Ведение предусматривает: внесение записей в опись; помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке; изъятие документов с устаревшими сведениями например, справок.

Когда работник увольняется После увольнения работника его личное дело передается на хранение. Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

Ваше имя:. Код безопасности. Введите код безопасности:. Если Вы зарегистрируетесь , то сможете получать новые комментарии по e-mail. Последние статьи по теме: Операции межотчетного периода. Подписан закон о регулировании дистанционной удаленной работы.

Подготовка документов к архивному хранению

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации управляющей компании.

Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет. Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства.

На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф. Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:. В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами копиями о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается.

Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов. По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле цифрами и прописью , листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель приложение 9 к Правилам. Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения. Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет , их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы сейфы или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале.

Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы. При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет ст. В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье. Расчет заработной платы при вахтовом методе работы — это процедура начисления зарплаты для работников, трудящихся по сменной вахте.

Рассказываем о том, как рассчитать такую оплату труда. Распечатать Получать рассылку. Кадры Как правильно сформировать личное дело работника Обязывает ли законодательство вести личные дела на работников? Какие документы подшивать к личному делу и в какой последовательности? Как правильно закрыть дело? Обо всем узнаете из статьи. Формирование личного дела работника, образец года. Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями! Поделитесь с друзьями:.

Вместе с эти материалом часто ищут:. Инструкция: составляем номенклатуру дел кадровой службы. Номенклатура дел кадровой службы — это сводный перечень всех дел, которые ведутся подразделением, с указанием их индивидуального шифра, наименования и срока хранения. Какие документы хранятся в личном деле работника.

Инструкция: считаем зарплату при вахтовом методе работы. Как повысить эффективность работы с помощью показателей KPI. Расскажем в статье о системе KPI, видах и целях использования показателей эффективности, приведем примеры для разных сфер деятельности. Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю.

Как формируются личные дела сотрудников?

Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.

Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ статья 65 о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.

Согласно п. Личное дело должно содержать не более листов, при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше листов формируются в отдельный том. Так как ведение личных дел в коммерческих организациях не является обязательным требованием, то соответственно при формировании личного дела Вами составляется самостоятельно перечень вносимых в него документов: Например, к таким документам относятся: документы об образовании работника, сведения о направлении на работу; характеристики, рекомендательные письма при наличии ; документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения перевода и увольнения работника его личное заявление, копии или экземпляры приказов и другие документы.

Требования к оформлению личных дел, принимаемых в архив: При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление листа- заверителя, а также составление, в необходимых случаях , внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела уточнение название организации; регистрационного индекса дела; крайних дат дела; заголовка дела Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению.

При этом допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять- п. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем Hrreader. Ответ Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Комментарии для сайта Cackl e. Популярное сегодня. Новые темы форума. Мигранты, получившие гражданство Подарки на Новый год Оформление трудового договора с иностранной компанией Где можно бесплатно опубликовать вакансии поиск вахтового персонала?

Отпуск после декрета. Зайти на форум Задать вопрос. Новые комментарии. VikiM: Добрый вечер! Valeratal: Кажется полинтернета в Valeratal: Мне кажется рос Добавить на сайт. Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи. Зарегистрироваться Войти. Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным. Новости HR-Portal. Рассылка HR-Portal Недельный дайджест.

Подписка на обновления.

Работник увольняется.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации управляющей компании. Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет. Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов. Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Перечень типовых управленческих архивных документов 2019 г. Вебинар отдела комплектования 30.04.2020

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют. Как формировать личные дела работников?

Подготовка личного дела к сдаче в архив

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации. Приказ Минкультуры России от Федеральный закон от Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования  Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (дела постоянного, временного (свыше ти лет) хранения и по личному составу), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Главная Документы 3. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив Документ не применяется. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

An error occurred.

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

Как правильно сформировать личное дело работника

Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.

[YANDEXREETEXTUNIQ-1-2]

.

.

.

Комментариев: 3
  1. mortschedtescie

    Возможно ли продление после 30ти дней етой ху___и?

  2. Марта

    Может это они устанут

  3. holslecmeno

    Лично я и без штрафов пристегнусь, это моя безопасность, а депутаты пусть раком стоят , пендель депутату 5 грн, я заплачу и 10:)))

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2021 Юридическая консультация.